1) No te apegues al plan de otros. Toda producción que haya invertido tiempo en la planificación tiene objetivos y metas claras. Son medibles y cuantificables, por lo tanto es un error cuando nos apegamos al plan de un outsider o recién llegado. No quiero decir con esto que todas las ideas o planteamientos que lleguen en el camino de una producción en desarrollo son malas o inviables, lo que quiero decir es que debe pasar por la mesa de planificación donde se tomó en cuenta la opinión del equipo y una cantidad de variables que se verían afectadas por una decisión tomada a prisa. Los outsiders que llegan imponiendo métodos o cambiando el rumbo regularmente son inconstantes y/o con problemas de sujeción a las autoridades.
2) Deja espacio de maniobra para los imprevistos. Es muy frecuente encontrar personas que se disgustan por los imprevistos y si algo podemos prever con certeza en una producción es que tarde o temprano llegarán los imprevistos. Desde la planificación debemos desarrollar la producción con suficiente solidez para que soporte los imprevistos. Ellos son de diversas índoles, algunos manejables y con alternativas (tráfico, dinero, trámites burocráticos, ausencia de alguien del equipo, fallas en el hospedaje, etc), otros imponderables (clima, salud, retrasos en los aeropuertos, desastres naturales, etc). No podemos dejar que el balde de agua fría llamado imprevisto nos congele y no nos deje pensar/actuar. En el calor de la producción tampoco es momento para buscar culpables o hacer señalamientos, es momento de resolver. Ahora, regularmente se confunde la impericia, imprudencia o descuido con los imprevistos. Ej.: Si un conductor del equipo es imprudente en el tránsito y tiene un accidente, pudiera verse como un imprevisto pues nadie contaba con esa situación, pero no lo es en la medida que pudo ser evitado.
3) Considera que algunos voluntarios abandonarán a última hora. Al principio de la producción cuando enlistamos a las personas que trabajarán con nosotros llegamos a creer que todos ellos llegarán hasta el final, pero la cruda verdad es que raramente es así, especialmente cuando se trabaja con voluntarios o colaboradores. Toda producción tiene un momento en que comienza a subir la marea, esto es completamente natural, pero es en ese punto cuando los que no están comprometidos de veras comienzan a mirar a los lados, a sentirse presionados y toman la decisión más fácil, renunciar. En este punto lo más sabio es dejarlos ir, no cometas el error de rogarles que se queden o hacer promesas, porque más adelante cuando más los necesites, volverán a renunciar y allí será mucho más difícil conseguir reemplazos. Este punto no es sencillo, puede parecer duro, pero debemos saber que no todas las personas tienen la capacidad de soportar las presiones que se viven en una producción, más aún cuando estas son en vivo. Prepárate para los que se irán. Incluye a más personas de las que crees que necesitas y hazles saber desde el primer día cuán duro será lo que tiene que hacer.
4) No incorpores a última hora a personas que no conoces. Cuando queremos cubrir vacantes de último minuto podemos sentirnos tentados a echar mano de lo que tengamos y a veces estamos incorporando grandes problemas. Si lo que necesitas es un grupo de personas para que hagan un trabajo puntual (limpiar un lugar, entregar volantes, pegar afiches, servir de ujier, etc.), quizá no es tan grave pero no es lo mismo cuando se trata de incorporar a alguien a tu equipo de trabajo o para asumir una responsabilidad sensible. Es preferible esperar un poco más o cargar a alguien que ya esté adentro con una responsabilidad extra que te garantice que no dejarás áreas sensibles de la producción en manos de alguien que no conoces y que por lo tanto, no sabes cómo responderá.
5) No descuides las prioridades. Las urgencias no son prioridades y las prioridades no son delegables, las urgencias sí. Cuando la producción entra en calor siempre aparecen situaciones imprevistas y algunas de ellas pueden requerir atención urgente. Recomiendo que, en la medida de lo posible, delegues esas urgencias. Si tú eres el productor o tienes altas responsabilidades no puedes descuidar el macro para apagar pequeños incendios. Un incendio en la sala de máquinas de un barco es un asunto grave, pero no será el capitán quien baje a pagarlo.
6) No cambies unilateralmente aquellas decisiones que tomaste en equipo. Cuando llegue el momento de cambiar alguna decisión porque las circunstancias así lo exigen considera consultarlo con aquellas personas que participaron en la decisión inicial. Una decisión tomada en equipo implica mayor número de variables cubiertas, cada quien la evaluó desde su posición y se preparó para las consecuencias. Un cambio unilateral puede producir efectos impredecibles en otras áreas de las que no se tiene toda la información.
7) No coloques en puestos clave a personas que requieran de alta supervisión. Si un miembro del equipo requiere de alta supervisión para que cumpla su tarea entonces es una pérdida de tiempo en potencia. Es como una lotería. Busca personas que lleguen con los resultados y no con las preguntas. Una máxima de la producción reza, “no me digas lo que estás haciendo, dime lo que hiciste.” Es mucho más grave cuando eres tú quien tiene que ir frecuentemente a preguntar, ¿Qué estás haciendo?
8) En la producción, una sospecha es igual a una prueba. A diferencia de su aplicación legal, a las sospechas hay que aplicarles el mismo tratamiento que a una prueba, más aún cuando tienes tiempo produciendo. Existe como un sexto sentido que te dice que algo no está bien, que algo pudiera estar teniendo problemas o que los tendrá en el futuro. Te aconsejo que no esperes que tu sospecha se confirme, porque de ser así, será tarde para resolverlo o te tomará un tiempo que era necesario para otra cosa. Cuando sospeches revisa, cuando sospeches llama, cuando sospeches confirma, cuando sospeches cambia, cuando sospeches prevé.
9) Aprovecha las horas de descanso y desconéctate. Cuando estamos involucrados en producciones que toman varios días (espectáculos en vivo, producciones audiovisuales, sesiones de grabación) contamos con pocas horas de descanso entre un día y otro. Una persona mentalmente agotada pierde de vista las cosas importantes, sufre de pérdida de la memoria, se vuelve muy irritable y toma decisiones imprudentes. Al momento de dormir, aunque sean pocas horas, apaga tu móvil. Cuando lo dejas encendido tu mente lo sabe y queda alerta para cualquier señal que éste emita. Avísale a alguien que te vas a desconectar para que te cubra en caso de ser necesario y relájate.
10) Motiva a tu equipo. Hay personas que tienen la mecha corta y necesitan que los encendamos con cierta frecuencia. Cuando la marea sube pueden sentir que nadie está al frente, que están haciendo las cosas mal o que se van a quebrar en algún momento. Cuando hables con ellos diles lo bien que lo están haciendo, motívalos y déjalos trabajar. Recuerda que, gracias a Dios, no todos somos iguales y si alguno de tu equipo necesita tu palmada y un guiño de vez en cuando, pues adelante, hazlo.
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